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          word文檔處理技巧:如何將多級目錄,快速提取excel表格中

          原創
          2020-07-12  部落窩教...

            編按:工作中,經常需要將Word中指定的某些文本提取到Excel中,便于匯總及分析,一個一個復制粘貼,非常不方便,今天小編教你兩個快捷方法,省心省力,一起來看看吧!學習更多技巧,請收藏關注部落窩教育word圖文教程。


            嗨,小伙伴們大家好!今天將繼續給大家分享一個職場中常見的難纏問題。

            在平時工作中,有時候我們需要將Word中的標題信息提取到Excel中,然后再進一行下一步處理。例如,下圖所示的導航窗格中的標題文本。


            通常,你會怎么操作呢?Ctrl+C復制,然后Ctrl+V一個個地粘貼嗎?顯然,并不是。

            在分享解決方法之前,我們先來了解下上圖中這些標題文本是如何出現在【導航】窗格中的。其實常用方法有兩種,分別如下:

            01.使用標題樣式

            在【開始】選項卡下有一個【樣式庫】,只要我們將文檔中的文本應用【樣式庫】中的標題樣式,那么這個文本就會顯示在左邊的【導航窗格】中了。比如,將標題“一、公司簡介”等文本應用【樣式庫】中的【標題1】、【標題2】等帶有標題字樣的樣式即可,如下圖。

            技巧提示:勾選【視圖】-【顯示】組中的【導航窗格】復選框,或者按【Ctrl+F】鍵即可顯示出【導航】窗格。



            02.使用大綱級別

            在【段落】對話框中設置文本的【大綱級別】即可,如下圖:


            好了,現在我們就來看看如何提取標題文本到Excel中?

            同樣,小編在這里分享2種解決方法,供大家參考,希望能幫助到大家。

            01.自動目錄法

            Step01:將光標定位到文檔開始處。按【Ctrl+Enter】插入一個分頁符(或者點擊【插入】-【分頁】),在第一個段落之前插入一個空白頁。

            Step02:將光標定位到【分頁符】之前,依次單擊【引用】-【目錄】-【自動目錄1】。此時,就會在空白頁中自動插入一個【目錄】。

            Step03:選中這個目錄,按【Ctrl+C】復制到Excel表格中即可。


            PS這里的【自動目錄1】只會顯示到三級。如果需要顯示更多級目錄的話,需要使用【自定義目錄】功能。學習更多技巧,請收藏關注部落窩教育word圖文教程。


            在【自定義目錄】對話框中對【顯示級別】進行調整,設置下所需級別的目錄即可。


            02.選擇格式相似的文本法

            Step01:先將光標定位在非標題段落的任意位置處,依次點擊【開始】-【編輯】-【選擇】-【選定格式相似的文本】。此時所有非標題的段落(正文文本)將被選中。

            Step02:按【Delete】鍵,將其刪除,只保留標題文本,如下圖。

            Step03:選中所有標題文本,復制到Excel表格中即可。


            總結

            今天我們學習了將Word中的標題提取到Excel中兩種方法,那么它們到底有什么區別呢?

            1.第一種方法適合于應用了【樣式庫】中的【標題樣式】,或者設置了【大綱級別】的情形;第二種方法則可以應用于沒有設置【標題樣式】或者【大綱級別】,而只是把各級標題文本設置了【字號大小】、【加粗】等相關的字體格式,使得標題文本與正文文本不一樣,并且正文文本是統一應用了同一種字體格式的情形。

            2.另外,使用第一種自動目錄法,可以把各級標題對應的頁碼顯示出來,而第二種方法卻不行。

            好了,今天的分享就到這里,希望本文對你有所幫助!

            有任何疑問也可以在下面留言或者加入我們的學習群一同學習,我們下期再見!學習更多技巧,請收藏關注部落窩教育word圖文教程。


            ****部落窩教育-word提取目錄到表格****

            原創:曹光慶/部落窩教育(未經同意,請勿轉載)

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